В начале этого года компания Levo, помогающая миллениалам в становлении их карьеры и развитии лидерских качеств, совместно с Microsoft Office провела опрос. Участие в нём приняли 1 500 мужчин и женщин, наиболее широко была представлена возрастная категория от 20 до 35 лет. Фокусом исследования стала продуктивность в широком её понимании, то есть как в повседневной жизни, так и в профессии. 93 % опрошенных ответили, что их продуктивность помимо прочих факторов определяет то, насколько они счастливы, притом что лишь 62 % считают себя достаточно продуктивными. Значительное расхождение в цифрах – почти в одну треть – сложно не заметить. Если это похоже на ваш случай, то есть продуктивность у вас «хромает» или вы просто хронически перегружены работой и мечтаете хотя бы об одном дополнительном часе в сутках, то этот материал для вас. Мы в How to Green сделали подборку экспертных рекомендаций по повышению продуктивности, выполнение которых под силу абсолютно каждому.
В ходе того же опроса от Levo были определены наиболее распространённые причины низкой продуктивности. Среди них оказались: отвлекающие факторы, такие как социальные сети (кстати, это лидер), входящие звонки, электронная почта, вмешательства со стороны других людей и прочее, а также плохой тайм-менеджмент. Звучит знакомо? Не переживайте: исследование установило, что подавляющему большинству тех, кто желает стать более продуктивным, нужно всего лишь сознательнее подходить к планированию своих ежедневных дел и развивать «правильные» привычки. Рассказываем про простые приёмы, которые в разы повысят вашу продуктивность.
1. Составляйте старый добрый список дел
Список дел является лидером по эффективности среди инструментов, повышающих продуктивность, – более 90 % опрошенных это подтверждает. Применяя этот простой способ организовывать ваши мысли, не забывайте также определять наиболее приоритетные задачи. Критерием всегда может служить банальная срочность, однако нам в How to Green импонирует другой, более новаторский подход. Применяя его, вы отвечаете себе на вопрос: «Результат выполнения какой из задач вдохновит меня и зарядит энергией больше других?». Эта задача и становится приоритетом № 1. Со временем такой подход приводит к осознанию вашего фундаментального предназначения, карьерных целей и помогает направить максимум усилий на реализацию вашей личной миссии.
2. Будьте наиболее активны в «правильные» для вас часы
Речь идёт о концентрации вашей активности в течение наиболее продуктивного для вас цикла дня. Кстати, аж 69 % опрошенных миллениалов стремятся делать всё самое важное до полудня, так как, по их наблюдениям, именно тогда их КПД выше всего. Интересный факт: у некоторых самый продуктивный интервал может длиться совсем недолго, например всего 2–3 часа. Однако при эффективном расставлении приоритетов и за такой непродолжительный отрезок времени можно выполнять до 20 % всех задач (обычно самых важных), «выхлоп» от которых при оценке продуктивности личности составит до 80 %. Так работает «правило 80/20».
3. Отводите на выполнение приоритетных дел точное время в вашем расписании
Цель этого приёма – ограничить пагубное влияние отвлекающих факторов, о которых мы упомянули в начале статьи, на ваш рабочий процесс. Делается это путём целенаправленного резервирования времени в вашем графике на выполнение той или иной задачи, как если бы это была очень важная встреча, где вы недоступны ни для звонков, ни для имейлов. Это способствует максимальному фокусу и высокой продуктивности на выходе. Вот пример: каждую пятницу с 10 до 12 вы решаете заниматься составлением недельного отчёта. Для этого заносите это дело в ваш рабочий календарь и просите коллег не беспокоить вас в указанные часы. Дабы усилить эффект данного подхода, попробуйте совмещать его с предыдущим, то есть «отключайтесь» от внешнего мира для выполнения важного дела в те часы, когда вы наиболее продуктивны. А ещё, если ввиду планировки вашего офиса вокруг достаточно шумно, попробуйте пользоваться наушниками, блокирующими внешние звуки, и работайте в абсолютной тишине.
4. Делайте перерывы
Кто бы мог подумать, что вовремя сделанные перерывы вовсе не отнимают у нас драгоценное время, а, наоборот, улучшают качество и объём проделанной в течение дня работы. Происходит это благодаря ментальному отдыху, а также более сбалансированной работе обоих полушарий головного мозга. Всё это дарит свежий взгляд на вещи, усиливает креативное мышление, помогает найти новые, часто более эффективные решения проблем.
Вот несколько подходов к тому, как делать «правильные» перерывы. Каждый раз, когда вы ловите себя на повторном и безрезультатном прокручивании в голове одной и той же мысли или задачи, отвлекайтесь на небольшой перерыв: читайте что-то забавное, слушайте музыку или выходите на короткую прогулку. Также помогает смена «места дислокации», например перемещение со своего рабочего места в свободную переговорку офиса, а если вы дома, то переход в другую комнату или к окну. Если же вы на пороге ответственного проекта или «большого» дедлайна, выделите время на то, чтобы устроить себе «развлечение», которое обычно происходит у вас в выходные дни. Это может быть шопинг, массаж или пробежка в парке. Такое резкое смещение фокуса с забот на приятные занятия непременно позитивно скажется на вашей продуктивности.
5. Используйте любую доступную вам помощь
Технический прогресс в наши дни достиг впечатляющих масштабов и предлагает массу инструментов, улучшающих продуктивность. Среди них различные виды специальных программных обеспечений и сервисов. Например, для перераспределения входящих имейлов в папки «важное» и «всё остальное» или для быстрого создания информативных и привлекательных аутлайнов и презентаций, таких как QuickStarter, программы для эффективного менеджмента проектов, и многие другие.
Ещё пара хороших способов снизить текущую нагрузку, «поделившись» вашей работой с другими, – это делегирование и аутсорсинг. С первым всё более-менее понятно, а вот второе предполагает привлечение к выполнению задач работников, не являющихся сотрудниками вашей компании, – к ним относятся виртуальные ассистенты и всевозможные фрилансеры. Приступая к освоению делегирования и аутсорсинга, начинайте с передачи другим наиболее простых, часто повторяющихся и не самых ответственных задач, а ещё всегда советуйтесь с вашим руководителем.
6. Начинайте ваш день с повышающих продуктивность ритуалов
Помните, что утро задаёт тон всему дню. Желаете, чтобы он прошёл продуктивно и с минимумом перепадов настроения? Тогда воздерживайтесь от использования гаджетов хотя бы в течение первого часа после пробуждения. Вместо этого посвящайте себя занятиям, которые гармонизируют работу тела и сознания, настраивают на устойчивость к тревогам и стрессам. Вот пример мини-расписания, которое способно дать такие результаты.
- Сразу после подъёма выпивайте большой стакан тёплой воды с лимоном.
- Далее медитируйте, желательно около 15–20 минут.
- Записывайте в дневник ваши цели и установки на день.
- Делайте короткую 20-минутную йога-практику.
- После принимайте душ.
- И наконец, приготовьте питательный завтрак с высоким содержанием протеина и минимумом сахара.
Как видите, действенная стратегия по повышению продуктивности совсем не сложна. Она требует лишь базового самоанализа и весьма заурядной дисциплины. А зато каков результат: не только больше сделанных дел, но ещё и более счастливые вы!
