Техника продуктивной работы с электронной почтой и не только

Мало кому удаётся сохранять абсолютное спокойствие, когда телефон показывает двух- или даже трёхзначное число непрочитанных входящих писем или сообщений. Исследования говорят о том, что электронная почта – это не только жизненно необходимое средство коммуникации, но и серьёзный источник регулярного стресса. Около 30% участников исследования отметили, что получают в день более 50 электронных писем. И это показатели одной лишь почты: от мессенджеров и социальных сетей мы получаем ещё больше уведомлений. How to Green представляет вашему вниманию метод Inbox Zero – технику продуктивности и управления личными ресурсами, которая позволит получить максимум пользы от работы с почтой.

Научно доказано, что чем реже мы проверяем входящие сообщения, тем меньше стресса испытываем. В рамках одного эксперимента группа из 124 человек в течение недели могла проверять почту только три раза в день – они сами выбирали время для этого. На второй неделе эксперимента ограничения сняли, и испытуемые могли проверять папку «Входящие» столько раз, сколько им хочется. В результате было обнаружено, что в течение первой недели участники эксперимента испытывали значительно меньше стресса, чем когда могли проверять сообщения постоянно. shutterstock_321033893.jpg

Ещё одно исследование показало, что чем больше времени человек уделяет проверке почты, тем ниже его продуктивность в течение дня. Люди, которые отключили уведомления и проверяли входящие сообщения лишь тогда, когда им самим было это удобно, показали намного большую эффективность в работе. Вообще человек, не выпускающий телефон из рук и всё время набирающий ответы на срочные сообщения, в глазах других выглядит очень занятым и деловым. Но, если верить исследованиям, такой тип личности скорее работает в ущерб своей результативности. Постоянно отвлекаясь на очередное уведомление и прерывая работу над одним делом ради ответа на совсем несрочное сообщение, мы подвергаем себя постоянному стрессу и снижаем свою продуктивность. Стоит пересмотреть своё отношение к почте и уведомлениям и попробовать внедрить в свой образ жизни технику Inbox Zero.

Что такое Inbox Zero и как пользоваться этим методом?

Метод Inbox Zero был придуман экспертом по продуктивности Мерилином Манном, и, согласно его представлению, zero – это не число входящих писем в почте, а время, которое вы тратите (именно тратите, а не посвящаете грамотной работе) на регулярную проверку почты. Основное правило этой техники – не использовать папку «Входящие» как огромное хранилище всей вашей переписки и не отвлекаться на каждое новое письмо. Все входящие письма должны обрабатываться сразу. Согласно Манну, с каждым новым сообщением вы можете моментально выполнить одно из пяти действий:

  1. ответить,
  2. удалить,
  3. делегировать задачу из письма другому человеку,
  4. отложить выполнение задачи из письма на какое-то время
  5. или сразу же её выполнить.

Даже если у вас сейчас десятки непрочитанных сообщений в почте, вы можете быстро расправиться со всеми, выбрав одно из пяти действий для каждого. Главное – действовать уверенно и не бояться удалять и архивировать письма.shutterstock_1033103851.jpg

Конечно, не стоит отправлять в корзину любое новое сообщение, даже не дочитав его до конца, но бережно хранить тысячи «ок», «спасибо» и «дублирую» явно не имеет смысла. Если вы можете отреагировать на письмо моментально – сделайте это сейчас. Ответьте коллеге, оплатите счёт, поздравьте друга с праздником. Если вам требуется больше времени на ответ – перенесите письмо в другую папку, которую будете разбирать в специально отведённое для этого время. Такой подход описывал в своей книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен – известный во всём мире теоретик продуктивности и личной эффективности.

Почему стоит попробовать Inbox Zero?

Благодаря этому методу вы не пропустите ни одного важного письма: если почта будет всегда практически пуста, то нужное сообщение не затеряется в потоке бесконечных «RE:» и «FWD:».

Вы будете меньше отвлекаться во время работы и в целом повысите продуктивность, когда сами будете контролировать время, уделяемое почте, а не бросаться к телефону или компьютеру по первому зову мелькнувшего уведомления.

Вы будете оперативнее отвечать на входящие сообщения: если возьмёте за правило сразу обрабатывать все сообщения и назначить им одно из пяти действий, то перестанете откладывать ответы на потом и забывать писать письма.

Метод Inbox Zero предполагает, что ваша папка «Входящие» всегда практически пуста, а это значит, что там не будут копиться тысячи прочитанных и новых сообщений и рабочий процесс будет более систематизированным и приятным.shutterstock_1055837447.jpg

Привычка обрабатывать все сообщения по мере их поступления и не откладывать ответы в долгий ящик поможет вам освободить время для других задач.

Этот метод позволит избежать неисчезающего пугающего числа непрочитанных сообщений, вы будете испытывать меньше стресса и перестанете ощущать давление неизвестной ответственности, скрывающееся в куче непрочитанных писем.

Обращайтесь с почтой правильно

Прямо сейчас начните работу с почтой с чистого листа: откройте папку «Входящие» и заархивируйте все сообщения. Такой радикальный способ поможет быстрее освоить новый метод и пересмотреть своё отношение к почте уже со следующего входящего письма.

Заведите несколько папок для важных писем – документы, правила, адреса и тому подобное. Держите электронный ящик в порядке: ненужное удаляйте, а полезное сортируйте по папкам.

Не позволяйте почте нарушать ваш покой: сделайте уведомления потише и меняйте звуковые сигналы, чтобы они не становились знаками для мозга о порции потенциального стресса.

Следите за почтовым этикетом сами и приобщайте к нему коллег: не отправляйте лишние сообщения и старайтесь уместить всю информацию в одно письмо.

Отпишитесь от ненужных рассылок: человек в среднем получает почти 50 push-уведомлений в день. Задумайтесь, сколько из них приходится на ненужную вам информацию? Распродажа в магазине товаров для дайвинга, где вы однажды покупали подарок отцу, уведомление о новом событии в ресторане, в котором вы ужинали во время отпуска год назад, и ещё десятки (если не сотни) совершенно неактуальных сообщений ежедневно поглощают ваше внимание и отвлекают от действительно важных дел. Потратьте несколько минут на чистку подписок сейчас, чтобы сберечь время в будущем.

Такой подход к работе с почтой на первый взгляд может показаться радикальным или трудновыполнимым. Разом заархивировать тысячи сообщений, отключить уведомления и проверять папку «Входящие» всего несколько раз в день – для многих такое кажется невозможным. Но тем не менее метод Inbox Zero позволяет повысить продуктивность, сократить уровень стресса и сэкономить время на работе с почтой. Это ли не мечта всех, кто не выпускает телефон или ноутбук с никогда не закрывающейся почтой из рук? Философия метода Inbox Zero применима не только к почте, но и к другим сферам – например, к «сохранённому» в «Инстаграме», плейлистам или спискам дел. Попробуйте внедрить эту технику в работу или увлечения и посмотрите на результат.