7 типичных ошибок в планировании

Планирование – это наука, которая позволяет нам с лёгкостью справляться с задачами любой сложности. Но, если вам знакомо чувство максимальной перегруженности и минимального результата, стоит пересмотреть свою систему распределения ресурсов. Достижение глобальных целей и выполнение повседневных дел, своевременный отпуск и регулярные выходные доступны каждому, кто уделит время анализу своего времяпрепровождения и постарается исправить ошибки в планировании. О самых распространённых мы расскажем в сегодняшней статье на How to Green.

Ошибка 1. Отсутствие to-do-списков и антисписков

Первое, что приходит на ум, когда речь заходит о планировании, – создание списков. Эту технику тайм-менеджмента наилучшим способом описывает Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок». Он называет to-do-списки проверенным методом для высокоэффективного управления рабочим процессом и «прописывает» его тем, кто часто прокрастинирует, чувствует перегруженность, не может собрать мысли воедино.

Однако составление to-do-списков – это ещё полдела. Часто вместо выполнения важных и срочных дел мы сидим в социальных сетях, разговариваем по телефону или перескакиваем с одной задачи на другую. В результате чего в конце дня тот самый список оказывается выполнен в лучшем случае на половину. Автор бестселлера «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть» и гуру продуктивности Тимоти Феррисс советует детально изучить не только искусство составления списков, но и антисписков – перечня дел, которые вредят вашей эффективности. Так вы сможете выйти на новый уровень планирования.114.jpg

Ошибка 2. Неправильно расставленные приоритеты

Иногда сложно определить, какие из задач должны быть выполнены в первую очередь. Наверняка большинство из них требуют полной самоотдачи. Но, если уделить хотя бы 15 минут расставлению приоритетов, ваша продуктивность в течение дня возрастёт в разы.

Не знаете, с чего начать? Возьмите за основу популярную технику тайм-менеджмента – матрицу Эйзенхауэра. Она представляет собой четыре квадрата с двумя осями: важно/неважно и срочно/несрочно. Получается, когда вы планируете дела, у вас есть четыре графы:

  1. Важные и срочные (например, ответить на срочное письмо начальника или перезвонить клиенту).
  2. Важные, но несрочные (составить план работы на следующий месяц).
  3. Срочные, но неважные (внезапная незапланированная встреча).
  4. Неважные и несрочные (почитать профессиональные страницы в соцсетях, чтобы быть в курсе трендов).

Преимущества такого планирования заключаются в том, что, во-первых, все задачи находятся перед глазами и вмещаются на один лист, а во-вторых, при правильном распределении времени и других ресурсов первый квадрат (важные и срочные дела) всегда будет оставаться пустым.

Ошибка 3. Перфекционизм

В конце прошлого столетия слово «перфекционизм» было у всех на слуху. Будь то собеседование на работу или уборка по дому, желание достичь идеального результата только приветствовалось. Каждый старался стать перфекционистом. Обратив внимание на настроение большинства людей, учёные не заставили себя ждать и приступили к активному изучению данного аспекта. Оказалось, что перфекционизм скорее имеет деструктивную коннотацию, чем конструктивную. Человек, который стремится к безупречности, чаще всего устанавливает чрезвычайно высокие требования к себе и опасается негативных оценок со стороны других. У него присутствует так называемое чёрно-белое мышление: если не идеально, то никак, или помощь окружающих равно слабость. Неудивительно, что люди, которые действительно являются перфекционистами, часто страдают от тревожных расстройств и депрессии.

Поскольку сегодня мир развивается с невиданной раньше скоростью, времени на идеализацию просто нет. Достигать поставленных целей в срок сможет тот, кто будет мыслить реалистично. Постарайтесь побороть внутреннего перфекциониста. Признайте, что каждый ошибается, а если что-то не получилось – это не трагедия, а ценный опыт.116.jpg

Ошибка 4. Многозадачность

Несмотря на то, что работодатели до сих пор указывают многозадачность как необходимый человеку навык, исследования Realization (компания по разработке программного обеспечения для управления проектами), J Northeastern Illinois University и Higher Education Journal доказали, что многозадачность отрицательно влияет на продуктивность и креативность. Переключение между заданиями может привести к потере производительности до 40 %. Самый популярный случай – использование мобильного телефона во время вождения. Казалось бы, происходит выполнение всего двух дел, но скорость реакции водителя резко снижается, что часто приводит к нежелательным последствиям.

Ошибка 5. Бесполезная прокрастинация

Худший враг продуктивности – прокрастинация, но только в том случае, если тратить это время «впустую». Когда вы почувствовали, что вас вот-вот настигнет нежелание что-то делать, постарайтесь разобраться в причине. Учёные из Принстонского университета говорят, что прокрастинция – это следствие продолжительного и интенсивного труда. Возможно, вам просто нужно переключиться на другой вид деятельности или отдохнуть. Например, займитесь уборкой или разберите почту, сходите в спортзал или на прогулку. Таким образом, прокрастинация принесёт пользу и вам не будет казаться, что время потрачено зря.

Ошибка 6. Работа без перерывов

Не важно, работаете вы над решением каких-то глобальных задач или же просто выполняете повседневную работу, – перерывы имеют большое значение. Исследование Organizational Dynamics Journal показало, что у людей, которые делают паузы в работе, наблюдается позитивное настроение, чувство бодрости и внимательность. И речь идёт не только об обеденном времени, но и о полноценных выходных или отпуске. К примеру, в таких компаниях, как McDonald's и Volkswagen, стараются не звонить и не отправлять электронные письма сотрудникам в нерабочее время, так как понимают, что тем, кто много работает, нужно много отдыхать.115.jpg

Ошибка 7. Постановка нереальных целей

Говорят, что цель – это хорошо спланированная мечта. Однако, как только вы определились с мечтой, постарайтесь убедиться в том, что она реалистична. Для этого воспользуйтесь техникой S-M-A-R-T:

S – specific ('конкретная цель'),

M – measurable ('измеримая цель'),

A – achievable ('достигаемая цель'),

R – relevant ('актуальная цель'),

T – time-bound ('ограничена сроком цель').

Допустим, вы решили, что однажды хотите пожить месяц в другой стране. Для этого вам нужно максимально чётко и детально сформулировать своё желание. Например, жить месяц в Париже. Дальше – постарайтесь понять, что вам нужно для достижения этой цели. Взять отпуск на четыре недели? Или начать работать удалённо? Затем определитесь, позволяют ли вам здоровье, финансовое положение и другие факторы осуществить этот план. И напоследок задайте дедлайн. Таким образом вы сможете контролировать реализацию целей и действительно их достигать.

Неправильно расставленные приоритеты, нереалистичные планы, перфекционизм и прокрастинция – препятствия на пути к успеху. В то время как анализ ошибок – залог эффективности и продуктивности, а значит, и непрерывное движение вперёд.