Как делать меньше, чтобы сделать больше

Как вы предпочитаете расправляться со своим списком задач? Одновременно берётесь сразу за несколько дел, чтобы сэкономить время, или вдумчиво разбираетесь с каждым пунктом индивидуально и не переходите к следующему, пока не вычеркнут предыдущий? Считаете, что если вы не завалены делами, то вы бездельничаете? Или всегда найдёте время на медитацию и плавное переключение мыслей? В этой статье на How to Green попробуем разобраться, стоит ли делать много дел одновременно, как фокусироваться на одной задаче и какие списки из вашего пункта можно совмещать.

Мультизадачность – хорошо или плохо? 

Несмотря на то, что мультизадачность считается положительным качеством и нередко указывается в резюме в числе сильных сторон соискателя, исследования показывают, что одновременное выполнение нескольких задач чревато рассеянностью внимания, сниженной продуктивностью и частыми ошибками в работе. Человеческий мозг не способен обрабатывать одновременно две и больше мыслей, только последовательно. То есть, если вы придумываете тему для детской новогодней фотосессии и параллельно пишете пост в блог о путешествии на Камчатку, ваш мозг будет постоянно переключаться с одной темы на другую. Не самый эффективный расход энергии и времени. Если же вы полностью сосредоточитесь сначала на одном деле и только потом переключитесь на другое, то каждой задаче достанется по 100 % внимания и энергии мозга. По факту вы сделаете всё гораздо быстрее.  


Как научиться фокусироваться на одной задаче?

Если вы хотите, чтобы ваш мозг максимально эффективно расправлялся с имеющейся задачей, важно научиться фокусироваться только на одной проблеме и не позволять вниманию скакать с объекта на объект. Для этого существуют специальные техники управления временем – например, известный метод Pomodoro, названный в честь кухонного таймера в виде помидора. Франческо Чирилло, автор этого метода, использовал такой таймер, чтобы разбивать время на выполнение одной большой задачи на 25-минутные интервалы с перерывами. Такая тренировка внимания развивает гибкость мышления и быстроту реакции, улучшает самодисциплину и сводит к минимуму число бесполезных перерывов.

Попробуйте установить таймер на собственном телефоне, когда в следующий раз будете пытаться заставить себя сконцентрироваться на одной большой и страшной задаче. Разумеется, интервал в 25 минут не является строго обязательным: адаптируйте эту технику под каждую конкретную задачу и свой график работы.  

Ещё одну эффективную технику управления временем и приоритетами описывает Стивен Кови в своём бестселлере «Семь навыков высокоэффективных людей». Он рассказывает о матрице управления временем, в которой определяет все задачи двумя факторами – важностью и срочностью. Все наши дела делятся на 4 группы:

  • важные и срочные – то, что мы должны делать в первую очередь с максимальной степенью вовлечённости;
  • важные и несрочные, которые мы делаем в долгосрочной перспективе; 
  • неважные и срочные – как правило, сюда попадают внешние отвлекающие факторы (звонки, сообщения, чужие задачи); 
  • неважные и несрочные – небольшие дела, отвлекающие и отнимающие время (ненужные разговоры, вредные привычки, прокрастинация).

Мы должны чётко понимать, к какой группе относится та или иная задача, и не позволять несрочным и неважным делам поглощать наше время. Высокоэффективные люди, по мнению Кови, больше внимания уделяют задачам из группы «важное + несрочное»: эти дела не провоцируют кризисов и стрессов, как «важные + срочные», больше напоминающие тушение пожаров, а, наоборот, приносят удовлетворение от работы, способствуют повышению эффективности и продуктивности. 

Ничего не делать — это нормально 

 

Такое наблюдение Стивена Кови наводит на мысль, что действительно важные дела – это далеко не всегда дела с горящими дедлайнами. Согласитесь, что каждый раз, когда у вас появляется свободная минута, не забитая кучей дел, вам кажется, что вы о чём-то забыли, или вы начинаете корить себя за бездельничество. Исследователи утверждают, что пока мы, как нам кажется, бездельничаем, наш мозг трудится и обрабатывает накопленную информацию, запоминает факты и структурирует данные. Представляете, что будет, если не давать ему время на это?

Важно работать в комфортном режиме, чтобы не перегружать свою нервную систему и не заставлять мозг подобно механическому конвейеру выдавать решение за решением – это против его природы. Невролог Эрл Миллер объясняет, что мозг не может быстро переключаться с одной задачи на другую «бесшовно» – при переключении он теряет часть информации и требует больше времени для восстановления общей картины. Поэтому при переключении с одной задачи на другую идеально будет дать мозгу отдохнуть и какое-то время не делать ничего. Расслабьтесь, переключите внимание, а лучше всего займитесь медитацией. Мы вам рассказывали о различных медитативных техниках, в том числе и о простых «экспресс-методах», которые помогут расслабить сознание и сделают переключение фокуса с одной задачи на другую простым и безболезненным. 

Поэтому в следующий раз, когда захотите в очередной раз включить свою гиперпродуктивность и пробежаться галопом по тысяче задач, остановитесь после выполнения одного дела и подарите своему мозгу несколько минут ничегонеделания.  

Какие задачи можно совмещать, а каким лучше выделить отдельное время?



Говоря о вреде мультизадачности, важно различать разные её виды. Бывают ситуации, когда вам действительно приходится выполнять сразу несколько дел. Например, переключать внимание с закипающего супа на плите на звонящий телефон или кричащий таймер, сообщающий о готовности ужина в духовке. Или управлять одновременно несколькими проектами на работе, потому что они действительно идут параллельно и вы ничего не можете с этим сделать. 

В любом случае важно стараться сохранять последовательность в совершении действий и помнить, что параллельность в этом процессе приведёт к потере данных. Даже когда вы переписываетесь по почте во время скучного совещания, вы всё-таки остаётесь в переговорной комнате и прислушиваетесь к тому, о чём говорят коллеги, а в переписке тем временем от вашего внимания ускользают важные детали или проскакивают неожиданные ошибки и опечатки.

Для одновременного выполнения нужно, чтобы хотя бы одна из задач была доведена у вас до автоматизма и не требовала 100 % вашего внимания. Например, вы можете смотреть очередную серию любимого сериала, готовя простое блюдо на обед, слушать аудиокнигу на пробежке или во время уборки дома, разговаривать с подругой по телефону, пока идёте в магазин или на работу.

В чём же секрет людей, которые делают большие дела? Они делают меньше дел. Мультизадачность – это не сверхспособность, а вредная привычка, которая вредит вам и вашей продуктивности. Научитесь фокусироваться, расслабляться и расставлять приоритеты и не гонитесь за всеми зайцами. Вы удивитесь, но, делая меньше дел, вы сделаете действительно больше.